【Petit Organize】La.fitスタッフの「ファイル管理」

【Petit Organize】では、暮らしが整うちょこっとした仕組みをご紹介します。
心地いい暮らしをするための方法はたくさんありますが、みんな同じではないはず。La.fitのスタッフも各人各様です。
La.fitスタッフそれぞれの個性が出て面白い【Petit Organize】第二回目は「ファイル管理」です。

トクザトの場合


計画性があり、論理的な思考のトクザト。ファイル式ファイリング(簿冊式)の方法で書類を管理。
お客様別、業務別などでファイルを作り、書類に穴を開けて綴っていく方法。
この方法だと、自然と時系列に綴られていくので、履歴が分かりやすい!トクザトのファイル管理は、単に時系列に並べるだけではなく、ファイルの使い始めに差し込み式の透明ファイルを入れ、頻繁に取り出す書類は遡らなくてもいいような工夫がされています。

他にも、この方法のメリットは、持ち運びのしやすさ!お客様ごとに分けているので、現場での打合せのときなど、さっと持っていくことが可能。綴る際に穴をあけたり、過去の書類のコピーをとるときなど、途中のページの抜き差しは面倒だなとおもうこともありますが、きれいに整理整頓ができて、ルーティンワークが得意なタイプのトクザトには、全く気にならない方法のようです。
そして、前回の名刺管理の時と同様に、私もトクザトの業務別ファイルはよく拝借しています。だってキレイに整理されて見やすいんだもん。

カデカルの場合


フィーリング重視で感覚的なカデカル。ボックスファイリングの方法で書類を管理。
お客様別のファイルボックスを作り、透明のクリアフォルダに書類を入れて、書類を立てて管理する方法。この方法のメリットはなんといっても、入れやすい!捨てやすい!コピーも取りやすい!

よく使う書類や、どのお客様でも必ず使う書類には、クリアファイルに見出しのラベルをつけて取り出しやすく、それ以外の書類はお客様によって違うので、ふせんにタイトルを書き、ファイルに貼り付けてます。
写真を撮る時などは、ボックスを返して中身が見えないようにしてみたり・・・笑
半透明のボックスを選んでいるのも、ちゃんと理由があって、中身が見えないと、存在をすっかり忘れてしまうから。真ん中のボックスには何も入っていないのに、そこにあるのは、見た目を揃えたいから。中身はざっくりだけど、見た目は揃えたい。へんなこだわりのように見えますが、ライフオーガナイズ®︎の片づけ術では、カデカルみたいなタイプには珍しくない片づけ方法だったりします。

まとめ

La.fitでは共有している書類も多いので、効率性を重視した方法が基本なのかなと思ったりもしますが、どの方法が正しい!ということではなくて、それぞれがストレスなく管理できる方法が一番!La.fitで働いていていつも思うのは、個を大事にしてくれているところ。会社だから、やり方を統一しましょう!って押し付けるのではなく、基本的に「個」を優先することで、結果的に業務の生産性がアップしているように感じます。
みなさんの書類管理方法で、おすすめのやり方があれば、ぜひ教えてくださいね♬